Советы для эффективного электронного документооборота

Совре­мен­ный офис дав­но уже обхо­дит­ся без боль­ших метал­ли­че­ских стел­ла­жей, зава­лен­ных пап­ка­ми с бума­га­ми. Мир биз­не­са пере­пол­нен элек­трон­ны­ми фай­ла­ми: тек­ста­ми, изоб­ра­же­ни­я­ми, аудио- и видео­фай­ла­ми. Все это нуж­но сор­ти­ро­вать и хра­нить для даль­ней­ше­го исполь­зо­ва­ния. Для успеш­но­го веде­ния дел необ­хо­ди­мо быст­ро най­ти любой файл. Вот поче­му внед­ре­ние систе­мы элек­трон­но­го доку­мен­то­обо­ро­та (СЭД) явля­ет­ся обя­за­тель­ным для любой круп­ной ком­па­нии. Но что нуж­но сде­лать, что­бы эта систе­ма рабо­та­ла эффек­тив­но?

Экспертные советы по электронному документообороту

Реко­мен­да­ции вла­дель­цам биз­не­са:

  • Выбе­ри­те про­грамм­ное обес­пе­че­ние, под­хо­дя­щее для вашей ком­па­нии. Более подроб­но с осо­бен­но­стя­ми это­го ПО вы може­те озна­ко­мить­ся здесь – http://docplace.ru/ecmreview2. Слиш­ком мно­гие ком­па­нии совер­ша­ют ошиб­ку, поку­пая не то ПО, а затем ста­ра­ясь пере­стро­ить свои потреб­но­сти под функ­ци­о­нал про­грам­мы. С каки­ми доку­мен­та­ми вы чаще все­го стал­ки­ва­е­тесь? Како­вы ваши основ­ные потреб­но­сти в биз­не­се с точ­ки зре­ния гиб­ко­сти и без­опас­но­сти? Что может изме­нить­ся в буду­щем, по мере раз­ви­тия ком­па­нии? Все это нуж­но учи­ты­вать.
  • Сде­лай­те фай­лы удоб­ны­ми для поис­ка. Одним из наи­бо­лее важ­ных эле­мен­тов эффек­тив­ной СЭД явля­ет­ся мак­си­маль­но удоб­ный поиск. Каж­дый доку­мент дол­жен иметь пол­но­цен­ное опи­са­ние с име­нем фай­ла, клю­че­вы­ми сло­ва­ми, крат­ки­ми све­де­ни­я­ми о содер­жи­мом. Чем про­ще най­ти фай­лы, тем быст­рее рабо­та­ют сотруд­ни­ки.
  • Поза­боть­тесь о без­опас­но­сти. Важ­ные доку­мен­ты долж­ны быть защи­ще­ны от несанк­ци­о­ни­ро­ван­но­го досту­па. Неза­ви­си­мо от того, защи­ща­е­те ли вы свою лич­ную жизнь, инте­ре­сы вашей ком­па­нии или сво­их кли­ен­тов, про­грамм­ное обес­пе­че­ние долж­но обес­пе­чить защи­ту фай­лов.
  • Опти­ми­зи­руй­те рабо­чие про­цес­сы. Одним из самых боль­ших пре­иму­ществ СЭД явля­ет­ся воз­мож­ность опти­ми­за­ции основ­ных рабо­чих про­цес­сов в офи­се. Авто­ма­ти­за­ция ска­ни­ро­ва­ния, редак­ти­ро­ва­ния, про­смот­ра, утвер­жде­ния и сов­мест­но­го исполь­зо­ва­ния доку­мен­тов может сэко­но­мить вам и вашим сотруд­ни­кам зна­чи­тель­ное коли­че­ство вре­ме­ни. В резуль­та­те вырас­тет про­из­во­ди­тель­ность тру­да.
  • Отсле­жи­вай­те жиз­нен­ный цикл доку­мен­тов. Важ­но точ­но знать, когда файл был создан или изме­нен, рас­пе­ча­тан, разо­слан сотруд­ни­кам и т.д. Хоро­шая систе­ма элек­трон­но­го доку­мен­то­обо­ро­та поз­во­ля­ет отсле­жи­ва­ние и иден­ти­фи­ка­цию доку­мен­тов, а так­же их архи­ви­ро­ва­ние и уда­ле­ние из базы дан­ных.

Если вы нашли ошиб­ку, пожа­луй­ста, выде­ли­те фраг­мент тек­ста и нажми­те Ctrl+Enter.

avatar
  Подписаться  
Уведомление о

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: