- Троицкий вариант — Наука - https://trv-science.ru -

Пять сервисов для организации научных мероприятий

Что нуж­но сде­лать, что­бы орга­ни­зо­вать науч­ную кон­фе­рен­цию? Обя­за­тель­но выбрать акту­аль­ную тему, при­гла­сить инте­рес­ных спи­ке­ров, подо­брать под­хо­дя­щую пло­щад­ку. А затем нуж­но при­влечь доста­точ­ное коли­че­ство участ­ни­ков. И, конеч­но, учесть еще мно­го нюан­сов.

Орга­ни­за­ция меро­при­я­тия вклю­ча­ет несколь­ко обя­за­тель­ных эта­пов. Необ­хо­ди­мо создать стра­ни­цу в интер­не­те: на отдель­ном сай­те, в соци­аль­ных сетях или на спе­ци­аль­ной плат­фор­ме. Нуж­но вовре­мя при­гла­сить участ­ни­ков: доклад­чи­ков, экс­пер­тов, пред­ста­ви­те­лей заин­те­ре­со­ван­ных орга­ни­за­ций. Фор­ми­ро­вать про­грам­му меро­при­я­тия жела­тель­но с уче­том полу­чен­ных под­твер­жде­ний от высту­па­ю­щих. Нако­нец, что­бы уси­лия не про­па­ли зря, необ­хо­ди­мо при­влечь на кон­фе­рен­цию слу­ша­те­лей. Кро­ме того, по резуль­та­там науч­ной кон­фе­рен­ции при­ня­то пуб­ли­ко­вать сбор­ник тези­сов.

Делать всё это вруч­ную нелег­ко. Заяв­ки, при­слан­ные на почту, важ­но вовре­мя учи­ты­вать и вдум­чи­во ана­ли­зи­ро­вать. Посколь­ку их нуж­но пере­дать для оцен­ки экс­пер­там, перед этим надо само­сто­я­тель­но раз­де­лить заяв­ки по темам. Необ­хо­ди­мо вовре­мя напом­нить участ­ни­кам о пред­сто­я­щем меро­при­я­тии. Сре­ди мно­же­ства задач лег­ко запу­тать­ся.

Удоб­нее гото­вить кон­фе­рен­цию, исполь­зуя еди­ную инфор­ма­ци­он­ную систе­му.  Спе­ци­аль­ные плат­фор­мы поз­во­ля­ют про­во­дить реги­стра­цию онлайн и ана­ли­зи­ро­вать полу­чен­ные дан­ные. Неко­то­рые из них под­дер­жи­ва­ют воз­мож­ность обще­ния с участ­ни­ка­ми. Систе­мы так­же помо­га­ют соста­вить про­грам­му кон­фе­рен­ции и под­го­то­вить ито­го­вые сбор­ни­ки мате­ри­а­лов.

Основ­ные функ­ции плат­форм для орга­ни­за­ции кон­фе­рен­ций:

У онлайн-систем орга­ни­за­ции кон­фе­рен­ций есть мно­го плю­сов. Они избав­ля­ют от лиш­них трат на одно­ра­зо­вые сай­ты и упро­ща­ют состав­ле­ние отче­тов. Раз­ра­бот­чи­ки неко­то­рых плат­форм предо­став­ля­ют поль­зо­ва­те­лям кон­суль­та­ци­он­ную под­держ­ку. Ниже пред­став­ле­ны 5 интер­нет-сер­ви­сов, наи­бо­лее под­хо­дя­щих для сопро­вож­де­ния науч­ных меро­при­я­тий.

TimePad

Эта попу­ляр­ная систе­ма поз­во­ля­ет сде­лать мно­гие шаги по под­го­тов­ке меро­при­я­тий бес­плат­но. На сай­те TimePad мож­но создать стра­ни­цу собы­тия. Есть воз­мож­ность пред­ва­ри­тель­ной реги­стра­ции участ­ни­ков и сбо­ра их кон­так­тов. Настра­и­ва­е­мые анке­ты участ­ни­ков мож­но встро­ить в свой соб­ствен­ный сайт. Если меро­при­я­тие плат­ное, TimePad осу­ществ­ля­ет про­да­жу биле­тов. Систе­ма соби­ра­ет ста­ти­сти­ку про­даж и реги­стра­ций, учи­ты­ва­ет про­мо­ко­ды и скид­ки.

TimePad поз­во­ля­ет делать поч­то­вые рас­сыл­ки по сво­ей ауди­то­рии. За пла­ту мож­но разо­слать анонс сво­е­го меро­при­я­тия под­пис­чи­кам систе­мы. Это 360 000 чело­век в Москве и Санкт-Петер­бур­ге, в каж­дой рас­сыл­ке от 40 тысяч под­пис­чи­ков. Сто­и­мость такой услу­ги состав­ля­ет ₽12 тыс. за одну пуб­ли­ка­цию. Мож­но раз­ме­стить бан­не­ры на стра­ни­цах всех собы­тий TimePad. Недель­ная ауди­то­рия — 350 тысяч чело­век, сто­и­мость соста­вит ₽30 за пере­ход.

Эта систе­ма под­хо­дит для меро­при­я­тий, рас­счи­тан­ных на широ­кий круг посе­ти­те­лей, где вход осу­ществ­ля­ет­ся по биле­там.

Event 4SCIENCE

Сер­вис орга­ни­зу­ет пол­ный цикл онлайн-сопро­вож­де­ния кон­кур­сов и меро­при­я­тий, предо­став­ля­ет силь­ную кон­суль­та­ци­он­ную и тех­ни­че­скую под­держ­ку. 4science избав­ля­ет орга­ни­за­то­ров кон­фе­рен­ций от лиш­них трат на одно­ра­зо­вые сай­ты и эко­но­мит вре­мя на обра­бот­ку дан­ных.

Стра­ни­ца меро­при­я­тия созда­ет­ся с помо­щью спе­ци­аль­но­го кон­струк­то­ра. На ней мож­но раз­ме­стить несколь­ко типов анкет для раз­ных кате­го­рий участ­ни­ков. Фор­мы реги­стра­ции сопро­вож­да­ют­ся инструк­ци­я­ми для запол­не­ния или под­сказ­ка­ми. 4science обес­пе­чи­ва­ет не толь­ко сбор, но и управ­ле­ние заяв­ка­ми: поль­зо­ва­тель при­ни­ма­ет, откло­ня­ет или отправ­ля­ет их на дора­бот­ку.

В систе­ме лег­ко обра­ба­ты­вать заяв­ки, посколь­ку все участ­ни­ки и их рабо­ты вид­ны на одном экране, не нуж­но еже­днев­но искать их в почте. Эти дан­ные удоб­но ана­ли­зи­ро­вать: фай­лы выгру­жа­ют­ся в под­хо­дя­щем для поль­зо­ва­те­ля фор­ма­те, xls, pdf или word.

Важ­ное пре­иму­ще­ство этой плат­фор­мы — функ­ци­о­нал для рабо­ты с экс­пер­та­ми или про­грамм­ным коми­те­том. Что­бы оце­нить посту­пив­шие заяв­ки и сфор­ми­ро­вать про­грам­му, в систе­ме настра­и­ва­ют­ся гиб­кие пра­ви­ла рас­пре­де­ле­ния заявок. Так экс­пер­ты видят рабо­ты толь­ко по сво­ей тема­ти­ке.

4science име­ет важ­ную для науч­ных меро­при­я­тий функ­цию — оформ­ля­ет все тези­сы в еди­ный сбор­ник. Его фор­ма­ти­ро­ва­ние и верст­ка про­ис­хо­дит за пару кли­ков. По жела­нию сбор­ник может быть опуб­ли­ко­ван, и каж­дый участ­ник лег­ко най­дет свою рабо­ту.

Систе­ма пред­ла­га­ет несколь­ко тари­фов. Есть «Базо­вый» — ₽30 тыс. за одно меро­при­я­тие. «Стан­дарт» (₽100 тыс.) отли­ча­ет­ся допол­ни­тель­ной функ­ци­ей рас­сыл­ки писем и уве­дом­ле­ний, а так­же тех­под­держ­кой. По запро­су фор­ми­ру­ют­ся цены на тари­фы «Пре­ми­ум» и «Про­фес­си­о­наль­ный». Кро­ме основ­ных воз­мож­но­стей, они пред­по­ла­га­ют услу­ги кон­сал­тин­га по орга­ни­за­ции про­цес­сов, дора­бот­ку систе­мы под потреб­но­сти кли­ен­та, при­гла­ше­ние участ­ни­ков, кон­тент-менедж­мент и инфор­ма­ци­он­ную под­держ­ку. Есть и бес­плат­ная проб­ная вер­сия с огра­ни­чен­ным функ­ци­о­на­лом.

4science наи­бо­лее под­хо­дит для про­ве­де­ния науч­ных меро­при­я­тий, посколь­ку плат­фор­ма раз­ра­ба­ты­ва­лась спе­ци­аль­но для них. Она учи­ты­ва­ет необ­хо­ди­мость рабо­ты с экс­пер­та­ми, пуб­ли­ка­ции сбор­ни­ка тези­сов и отсут­ствие про­да­жи биле­тов.

Ломо­но­сов

Пор­тал «Ломо­но­сов» — бес­плат­ный сер­вис для орга­ни­за­ции кон­фе­рен­ций. На нем так­же мож­но создать стра­ни­цу меро­при­я­тия с назва­ни­ем и опи­са­ни­ем, дата­ми про­ве­де­ния и реги­стра­ции. Мож­но при­ло­жить необ­хо­ди­мые фай­лы. На стра­ни­це созда­ют­ся фор­мы для реги­стра­ции и для сбо­ра докла­дов. Гото­вая фор­ма встав­ля­ет­ся на любой дру­гой сайт. Из анкет авто­ма­ти­че­ски созда­ют­ся доку­мен­ты в фор­ма­те PDF. Все заяв­ки сохра­ня­ют­ся в таб­ли­цу Excel. Из полу­чен­ных докла­дов мож­но сде­лать сбор­ник мате­ри­а­лов кон­фе­рен­ции.

Так­же систе­ма «Ломо­но­сов» поз­во­ля­ет доба­вить к заяв­ке фор­му тести­ро­ва­ния. Есть откры­тые и закры­тые вопро­сы, про­цент­ный вес отве­тов, огра­ни­че­ние вре­ме­ни на ответ и обрат­ный отсчет.

Рас­сыл­ку участ­ни­кам мож­но делать пря­мо со стра­ни­цы про­смот­ра заявок. Для рабо­ты с про­грам­мой меро­при­я­тия раз­ра­бот­чи­ки пред­ла­га­ют исполь­зо­вать теле­грам-бот @confer_bot. Создан­ная с его помо­щью про­грам­ма встав­ля­ет­ся на любой сайт.

«Ломо­но­сов» помо­жет спра­вить­ся с под­го­тов­кой неболь­ших кон­фе­рен­ций с узкой тема­ти­кой и чет­кой про­грам­мой.

Eventboost

Систе­ма Eventboost предо­став­ля­ет стан­дарт­ные функ­ции для орга­ни­за­ции любых меро­при­я­тий. Мож­но создать стра­ни­цу кон­фе­рен­ции и уста­но­вить на нее фор­мы для онлайн-реги­стра­ции. Систе­ма обес­пе­чи­ва­ет email-рас­сыл­ку и сбор под­твер­жде­ний. Плат­фор­ма под­дер­жи­ва­ет несколь­ко язы­ков для орга­ни­за­ции меж­ду­на­род­ных меро­при­я­тий.

В Eventboost мож­но сде­лать бей­джи и учи­ты­вать гостей на месте. Систе­ма отсле­жи­ва­ет реги­стра­цию в реаль­ном вре­ме­ни, что­бы орга­ни­за­то­ры виде­ли, кто уже при­шёл на кон­фе­рен­цию. Осо­бен­ность плат­фор­мы — воз­мож­ность созда­ния сопро­вож­да­ю­ще­го мобиль­но­го при­ло­же­ния для каж­до­го меро­при­я­тия. Оно поз­во­ля­ет отме­чать гостей с план­ше­та или смарт­фо­на. 

Систе­ма плат­ная. Орга­ни­за­ция одно­го меро­при­я­тия до 200 чело­век обой­дет­ся в ₽20 тысяч. Сопро­вож­де­ние более круп­ных кон­фе­рен­ций будет сто­ить доро­же, есть воз­мож­ность годо­во­го обслу­жи­ва­ния. У Eventboost так­же суще­ству­ет бес­плат­ный тесто­вый пери­од 30 дней.

Eventboost помо­жет при под­го­тов­ке меж­ду­на­род­ных меро­при­я­тий, тре­бу­ю­щих инди­ви­ду­аль­но­го сопро­вож­де­ния гостей.

Eventicious

Eventicious — плат­фор­ма для орга­ни­за­ции меро­при­я­тий с помо­щью мобиль­но­го при­ло­же­ния. Оно созда­ет­ся отдель­но для каж­до­го меро­при­я­тия или может вклю­чать несколь­ко собы­тий одно­го орга­ни­за­то­ра.

Систе­ма поз­во­ля­ет делать анон­сы меро­при­я­тия для целе­вых групп поль­зо­ва­те­лей, по инте­ре­сам или отрас­лям. Так­же про­грам­ма поз­во­ля­ет рас­про­стра­нять инфор­ма­цию о кон­фе­рен­ции в соц­се­тях. Через при­ло­же­ние про­ис­хо­дит реги­стра­ция участ­ни­ков и про­да­жа элек­трон­ных биле­тов. Об изме­не­ни­ях усло­вий транс­фе­ра или о новом докла­де в рас­пи­са­нии участ­ни­ки собы­тия узна­ют через мгно­вен­ные опо­ве­ще­ния.

Плат­фор­ма помо­га­ет сфор­ми­ро­вать рас­пи­са­ние кон­фе­рен­ции и вста­вить его на свою веб-стра­ни­цу. Ее, прав­да, при­дет­ся созда­вать само­сто­я­тель­но — неза­ви­си­мую или на сай­те сво­ей орга­ни­за­ции.

Систе­ма инте­гри­ру­ет­ся с дру­ги­ми сер­ви­са­ми, таки­ми как Timepad, EventCRM. Кро­ме того, в Eventicious удоб­но раз­ме­щать спон­сор­скую рекла­му. Посе­ти­те­ли видят ее на экране сво­е­го смарт­фо­на рядом с про­грам­мой меро­при­я­тия, а не на бумаж­ной «раз­дат­ке».

По ито­гам кон­фе­рен­ции Eventicious предо­став­ля­ет ана­ли­ти­че­ские отче­ты — напри­мер, о самых попу­ляр­ных докла­дах. Рабо­та­ет тех­ни­че­ская под­держ­ка. При­ло­же­ние плат­ное, точ­ную сто­и­мость мож­но узнать по запро­су.

Орга­ни­за­ция меро­при­я­тий с помо­щью мобиль­ных при­ло­же­ний удоб­на, если орга­ни­за­то­ры уве­ре­ны: ауди­то­рия актив­но поль­зу­ет­ся смарт­фо­на­ми.

Орга­ни­за­ция науч­ных кон­фе­рен­ций тре­бу­ет хоро­ших мене­джер­ских навы­ков. Но суще­ству­ю­щие систе­мы авто­ма­ти­за­ции зна­чи­тель­но упро­ща­ют под­го­тов­ку меро­при­я­тия. Они осво­бож­да­ют уче­ным вре­мя для их науч­ных задач: уско­ре­ния кван­то­вых вычис­ле­ний или сохра­не­ния эко­ло­ги­че­ско­го рав­но­ве­сия.

Если вы нашли ошиб­ку, пожа­луй­ста, выде­ли­те фраг­мент тек­ста и нажми­те Ctrl+Enter.

Связанные статьи