Вам необходимо организовать научную конференцию, но абсолютно непонятно, с чего начать. Чтобы вы не упустили ни одной детали и успели к дедлайну, мы составили почти идеальный план действий, с которым вы избежите 90% ошибок.
Определитесь с целью
Традиционно, инструкции по организации мероприятий начинаются с планирования. Однако не стоит забывать о целеполагании. Когда вы организуете научное мероприятие с нуля, обязательно сформулируйте, зачем вы это делаете. Периодически сверяйтесь с целью, чтобы не сбиться с курса.
Если в организации конференции участвует несколько человек или целый отдел, позаботьтесь о том, чтобы все «синхронизировались»
Если в организации конференции участвует несколько человек или целый отдел, позаботьтесь о том, чтобы все «синхронизировались». Обязательно проговорите с руководителем и всеми участниками процесса, чего вы хотите добиться, организуя мероприятие, и какие задачи перед собой ставите.
Спланируйте все
Когда вы точно определили цель мероприятия, приступайте к планированию. Вот основные моменты, которые необходимо продумать:
Целевая аудитория. Сформулируйте, для кого вы организуете конференцию. Скорее всего, у вас будет несколько категорий участников: слушатели, докладчики/спикеры, иностранные гости, СМИ. Сделайте так, чтобы все чувствовали себя комфортно: подготовьте разные формы регистрации, сформируйте отдельные группы для рассылки новостей.
Место. Выбирая место, ориентируйтесь прежде всего на его доступность. Хорошо, если участники смогут добраться пешком или общественным транспортом, если нет – позаботьтесь о трансфере. Советуем подобрать помещение с кондиционером и исправным отоплением. Освещение должно быть ярким. Если вы хотите показывать презентации, на окнах обязательно должны быть плотные занавески или жалюзи.
Время. К выбору даты подойдите ответственно, проверьте, не планируется ли проведение аналогичных мероприятий, на которые может уйти ваша целевая аудитория.
Команда. Важно «на берегу» договориться, кто входит в оргкомитет и кто за что отвечает (транспорт, проживание, еда/вода, техническое обеспечение, безопасность). Также стоит сразу обозначить регулярность общих встреч оргкомитета – например, раз в неделю.
Бюджет. Как правило, начальный бюджет на мероприятие выделяет организатор, остальные средства формируются за счет спонсорских пакетов и оргвзносов. Посмотрите архивы, если подобные мероприятия проводятся не в первый раз, у вас уже наверняка были партнеры и спонсоры. Пообщайтесь с коллегами, их опыт поможет сформулировать адекватную стоимость за спонсорские пакеты и определить размер оргвзноса.
Сформируйте программу
Кроме оргкомитета, который возьмет на себя все организационные моменты, вам понадобится программный комитет, который сформирует достойную программу. В программный комитет обычно приглашают авторитетных специалистов и экспертов, однако, не стоит гнаться за статусом. Часто оказывается, что у «звездных» экспертов не хватает времени отсмотреть все заявки и дать обратную связь.
Сбор заявок стоит начать за пару месяцев до мероприятия, чтобы успеть выбрать лучшие работы и сформировать программу
Сбор заявок стоит начать за пару месяцев до мероприятия, чтобы успеть выбрать лучшие работы и сформировать программу. На сайте мероприятия продумайте раздел, где вы укажете требования к работам и сроки. Чтобы не собирать сотни разнородных заявок на почту, используйте онлайн-сервисы по организации научных мероприятий, которые избавят вас от ручной работы (недавно такой сервис появился на площадке для ученых и предпринимателей «4science»).
Позаботьтесь о том, чтобы программный комитет просматривал заявки по мере их поступления, не оставляйте все на последний день. Не забудьте давать обратную связь авторам работ. Вероятно, эксперты попросят некоторых авторов внести изменения. Обязательно сообщите всем о принятом решении: одобрена заявка или отклонена.
Позовите гостей
Расскажите о своем мероприятии. Для этого напишите небольшой пресс-релиз и разошлите его по всем подходящим отраслевым СМИ. Контакты редакции всегда указывают на сайте издания в открытом доступе (обычно в подвале). Расскажите о мероприятии коллегам, приглашайте людей лично, поделитесь новостью в соцсетях, сделайте рассылку.
Если у вас есть бюджет на продвижение – сделайте пару интервью для профильных изданий со своими спикерами, запустите таргетинг в сетях или повесьте баннер на тематических сайтах
Если у вас есть бюджет на продвижение – сделайте пару интервью для профильных изданий со своими спикерами, запустите таргетинг в сетях или повесьте баннер на тематических сайтах. Еще один хороший способ привлечения профессионального сообщества – общение на специализированных форумах. Напишите там о своем мероприятии, расскажите о сложностях, с которыми столкнулись или поделитесь успешным опытом. Не будьте навязчивыми, чтобы модераторы не забанили вас за рекламу.
Не забудьте позвать представителей СМИ. Укажите на сайте мероприятия, к кому следует обращаться за аккредитацией, и обязательно создайте раздел, где журналисты смогут скачать ваш логотип, пресс- и пост-релизы, фото- и видеоматериалы.
За пару дней до
За несколько дней до мероприятия следует написать всем письмо с напоминанием места и времени. Обзвоните спикеров и самых важных гостей, получите подтверждения от журналистов и СМИ.
Утвердив список спикеров, спросите представителей аккредитованных СМИ, с кем они хотят пообщаться лично
Утвердив список спикеров, спросите представителей аккредитованных СМИ, с кем они хотят пообщаться лично. Будет правильно запланировать интервью заранее и предупредить докладчиков.
Подготовьте программу для всех участников и пресс-пакеты для СМИ. Многие приходят на научные мероприятия, чтобы познакомиться с коллегами. Будет здорово рядом с именем спикера и темой доклада разместить фото, тогда люди легко найдут тех, кто им нужен.
После мероприятия
Обязательно соберите все фото- и видеоматериалы, презентации спикеров и разместите в открытом доступе на сайте мероприятия. Хорошим тоном будет разослать участникам финальный сборник тезисов и материалы деловой программы. Если вы пользовались онлайн-сервисом для регистрации участников и сбора заявок, выгрузить контакты и сформировать сборник тезисов не составит труда. На «4science» можно даже сформировать онлайн-каталог тезисов с удобной навигацией за пару кликов. Поверьте, спикеры всегда с удовольствием находят свои доклады в сборниках и делятся ими с коллегами и друзьями, а это хороший пиар.
Напишите информативный пост-релиз и разошлите по профильным СМИ и партнерам. Не забудьте поблагодарить всех участников.
Обязательно проанализируйте, достигли ли вы своей цели. Все ли прошло так, как было задумано? Учтите свои ошибки и успехи, соберите мнения участников, возможно, они дадут вам ценные советы.
И главное, помните, ничего и никогда не идет строго по плану. Такое бывает только в сказках.
Загрузка...