- Троицкий вариант — Наука - https://trv-science.ru -

Как организовать научную конференцию

Вам необ­хо­ди­мо орга­ни­зо­вать науч­ную кон­фе­рен­цию, но абсо­лют­но непо­нят­но, с чего начать. Что­бы вы не упу­сти­ли ни одной дета­ли и успе­ли к дед­лай­ну, мы соста­ви­ли почти иде­аль­ный план дей­ствий, с кото­рым вы избе­жи­те 90% оши­бок.

Определитесь с целью

Тра­ди­ци­он­но, инструк­ции по орга­ни­за­ции меро­при­я­тий начи­на­ют­ся с пла­ни­ро­ва­ния. Одна­ко не сто­ит забы­вать о целе­по­ла­га­нии. Когда вы орга­ни­зу­е­те науч­ное меро­при­я­тие с нуля, обя­за­тель­но сфор­му­ли­руй­те, зачем вы это дела­е­те. Пери­о­ди­че­ски све­ряй­тесь с целью, что­бы не сбить­ся с кур­са.

Если в организации конференции участвует несколько человек или целый отдел, позаботьтесь о том, чтобы все «синхронизировались»

Если в орга­ни­за­ции кон­фе­рен­ции участ­ву­ет несколь­ко чело­век или целый отдел, поза­боть­тесь о том, что­бы все «син­хро­ни­зи­ро­ва­лись». Обя­за­тель­но про­го­во­ри­те с руко­во­ди­те­лем и все­ми участ­ни­ка­ми про­цес­са, чего вы хоти­те добить­ся, орга­ни­зуя меро­при­я­тие, и какие зада­чи перед собой ста­ви­те.

Спланируйте все

Когда вы точ­но опре­де­ли­ли цель меро­при­я­тия, при­сту­пай­те к пла­ни­ро­ва­нию. Вот основ­ные момен­ты, кото­рые необ­хо­ди­мо про­ду­мать:

Целе­вая ауди­то­рия. Сфор­му­ли­руй­те, для кого вы орга­ни­зу­е­те кон­фе­рен­цию. Ско­рее все­го, у вас будет несколь­ко кате­го­рий участ­ни­ков: слу­ша­те­ли, докладчики/​спикеры, ино­стран­ные гости, СМИ. Сде­лай­те так, что­бы все чув­ство­ва­ли себя ком­форт­но: под­го­товь­те раз­ные фор­мы реги­стра­ции, сфор­ми­руй­те отдель­ные груп­пы для рас­сыл­ки ново­стей.

Место. Выби­рая место, ори­ен­ти­руй­тесь преж­де все­го на его доступ­ность. Хоро­шо, если участ­ни­ки смо­гут добрать­ся пеш­ком или обще­ствен­ным транс­пор­том, если нет – поза­боть­тесь о транс­фе­ре. Сове­ту­ем подо­брать поме­ще­ние с кон­ди­ци­о­не­ром и исправ­ным отоп­ле­ни­ем. Осве­ще­ние долж­но быть ярким. Если вы хоти­те пока­зы­вать пре­зен­та­ции, на окнах обя­за­тель­но долж­ны быть плот­ные зана­вес­ки или жалю­зи.

Вре­мя. К выбо­ру даты подой­ди­те ответ­ствен­но, про­верь­те, не пла­ни­ру­ет­ся ли про­ве­де­ние ана­ло­гич­ных меро­при­я­тий, на кото­рые может уйти ваша целе­вая ауди­то­рия.

Коман­да. Важ­но «на бере­гу» дого­во­рить­ся, кто вхо­дит в орг­ко­ми­тет и кто за что отве­ча­ет (транс­порт, про­жи­ва­ние, еда/​вода, тех­ни­че­ское обес­пе­че­ние, без­опас­ность). Так­же сто­ит сра­зу обо­зна­чить регу­ляр­ность общих встреч орг­ко­ми­те­та – напри­мер, раз в неде­лю.

Бюд­жет. Как пра­ви­ло, началь­ный бюд­жет на меро­при­я­тие выде­ля­ет орга­ни­за­тор, осталь­ные сред­ства фор­ми­ру­ют­ся за счет спон­сор­ских паке­тов и орг­взно­сов. Посмот­ри­те архи­вы, если подоб­ные меро­при­я­тия про­во­дят­ся не в пер­вый раз, у вас уже навер­ня­ка были парт­не­ры и спон­со­ры. Пооб­щай­тесь с кол­ле­га­ми, их опыт помо­жет сфор­му­ли­ро­вать адек­ват­ную сто­и­мость за спон­сор­ские паке­ты и опре­де­лить раз­мер орг­взно­са.

Сформируйте программу

Кро­ме орг­ко­ми­те­та, кото­рый возь­мет на себя все орга­ни­за­ци­он­ные момен­ты, вам пона­до­бит­ся про­грамм­ный коми­тет, кото­рый сфор­ми­ру­ет достой­ную про­грам­му. В про­грамм­ный коми­тет обыч­но при­гла­ша­ют авто­ри­тет­ных спе­ци­а­ли­стов и экс­пер­тов, одна­ко, не сто­ит гнать­ся за ста­ту­сом. Часто ока­зы­ва­ет­ся, что у «звезд­ных» экс­пер­тов не хва­та­ет вре­ме­ни отс­мот­реть все заяв­ки и дать обрат­ную связь.

Сбор заявок стоит начать за пару месяцев до мероприятия, чтобы успеть выбрать лучшие работы и сформировать программу

Сбор заявок сто­ит начать за пару меся­цев до меро­при­я­тия, что­бы успеть выбрать луч­шие рабо­ты и сфор­ми­ро­вать про­грам­му. На сай­те меро­при­я­тия про­ду­май­те раз­дел, где вы ука­же­те тре­бо­ва­ния к рабо­там и сро­ки. Что­бы не соби­рать сот­ни раз­но­род­ных заявок на почту, исполь­зуй­те онлайн-сер­ви­сы по орга­ни­за­ции науч­ных меро­при­я­тий, кото­рые изба­вят вас от руч­ной рабо­ты (недав­но такой сер­вис появил­ся на пло­щад­ке для уче­ных и пред­при­ни­ма­те­лей «4science»).

Поза­боть­тесь о том, что­бы про­грамм­ный коми­тет про­смат­ри­вал заяв­ки по мере их поступ­ле­ния, не остав­ляй­те все на послед­ний день. Не забудь­те давать обрат­ную связь авто­рам работ. Веро­ят­но, экс­пер­ты попро­сят неко­то­рых авто­ров вне­сти изме­не­ния. Обя­за­тель­но сооб­щи­те всем о при­ня­том реше­нии: одоб­ре­на заяв­ка или откло­не­на.

Позовите гостей

Рас­ска­жи­те о сво­ем меро­при­я­тии. Для это­го напи­ши­те неболь­шой пресс-релиз и разо­шли­те его по всем под­хо­дя­щим отрас­ле­вым СМИ. Кон­так­ты редак­ции все­гда ука­зы­ва­ют на сай­те изда­ния в откры­том досту­пе (обыч­но в под­ва­ле). Рас­ска­жи­те о меро­при­я­тии кол­ле­гам, при­гла­шай­те людей лич­но, поде­ли­тесь ново­стью в соц­се­тях, сде­лай­те рас­сыл­ку.

Если у вас есть бюджет на продвижение – сделайте пару интервью для профильных изданий со своими спикерами, запустите таргетинг в сетях или повесьте баннер на тематических сайтах

Если у вас есть бюд­жет на про­дви­же­ние – сде­лай­те пару интер­вью для про­филь­ных изда­ний со сво­и­ми спи­ке­ра­ми, запу­сти­те тар­ге­тинг в сетях или повесь­те бан­нер на тема­ти­че­ских сай­тах. Еще один хоро­ший спо­соб при­вле­че­ния про­фес­си­о­наль­но­го сооб­ще­ства – обще­ние на спе­ци­а­ли­зи­ро­ван­ных фору­мах. Напи­ши­те там о сво­ем меро­при­я­тии, рас­ска­жи­те о слож­но­стях, с кото­ры­ми столк­ну­лись или поде­ли­тесь успеш­ным опы­том. Не будь­те навяз­чи­вы­ми, что­бы моде­ра­то­ры не заба­ни­ли вас за рекла­му.

Не забудь­те позвать пред­ста­ви­те­лей СМИ. Ука­жи­те на сай­те меро­при­я­тия, к кому сле­ду­ет обра­щать­ся за аккре­ди­та­ци­ей, и обя­за­тель­но создай­те раз­дел, где жур­на­ли­сты смо­гут ска­чать ваш лого­тип, пресс- и пост-рели­зы, фото- и видео­ма­те­ри­а­лы.

За пару дней до

За несколь­ко дней до меро­при­я­тия сле­ду­ет напи­сать всем пись­мо с напо­ми­на­ни­ем места и вре­ме­ни. Обзво­ни­те спи­ке­ров и самых важ­ных гостей, полу­чи­те под­твер­жде­ния от жур­на­ли­стов и СМИ.

Утвердив список спикеров, спросите представителей аккредитованных СМИ, с кем они хотят пообщаться лично

Утвер­див спи­сок спи­ке­ров, спро­си­те пред­ста­ви­те­лей аккре­ди­то­ван­ных СМИ, с кем они хотят пооб­щать­ся лич­но. Будет пра­виль­но запла­ни­ро­вать интер­вью зара­нее и пре­ду­пре­дить доклад­чи­ков.

Под­го­товь­те про­грам­му для всех участ­ни­ков и пресс-паке­ты для СМИ. Мно­гие при­хо­дят на науч­ные меро­при­я­тия, что­бы позна­ко­мить­ся с кол­ле­га­ми. Будет здо­ро­во рядом с име­нем спи­ке­ра и темой докла­да раз­ме­стить фото, тогда люди лег­ко най­дут тех, кто им нужен.

После мероприятия

Обя­за­тель­но собе­ри­те все фото- и видео­ма­те­ри­а­лы, пре­зен­та­ции спи­ке­ров и раз­ме­сти­те в откры­том досту­пе на сай­те меро­при­я­тия. Хоро­шим тоном будет разо­слать участ­ни­кам финаль­ный сбор­ник тези­сов и мате­ри­а­лы дело­вой про­грам­мы. Если вы поль­зо­ва­лись онлайн-сер­ви­сом для реги­стра­ции участ­ни­ков и сбо­ра заявок, выгру­зить кон­так­ты и сфор­ми­ро­вать сбор­ник тези­сов не соста­вит тру­да. На «4science» мож­но даже сфор­ми­ро­вать онлайн-ката­лог тези­сов с удоб­ной нави­га­ци­ей за пару кли­ков. Поверь­те, спи­ке­ры все­гда с удо­воль­стви­ем нахо­дят свои докла­ды в сбор­ни­ках и делят­ся ими с кол­ле­га­ми и дру­зья­ми, а это хоро­ший пиар.

Напи­ши­те инфор­ма­тив­ный пост-релиз и разо­шли­те по про­филь­ным СМИ и парт­не­рам. Не забудь­те побла­го­да­рить всех участ­ни­ков.

Обя­за­тель­но про­ана­ли­зи­руй­те, достиг­ли ли вы сво­ей цели. Все ли про­шло так, как было заду­ма­но? Учти­те свои ошиб­ки и успе­хи, собе­ри­те мне­ния участ­ни­ков, воз­мож­но, они дадут вам цен­ные сове­ты.

И глав­ное, помни­те, ниче­го и нико­гда не идет стро­го по пла­ну. Такое быва­ет толь­ко в сказ­ках.

Если вы нашли ошиб­ку, пожа­луй­ста, выде­ли­те фраг­мент тек­ста и нажми­те Ctrl+Enter.

Связанные статьи